Home / Helpdesk / Facturatie algemeen

Facturatie algemeen

In de volledige versie van ons controle paneel zit ook een zeer krachtig hulpmiddel voor het verzorgen van de facturatie van jouw klanten. Het systeem beheert ook het hele debiteurenbeheer en verzorgt de synchronisatie naar de boekhouding zodat de belastingaangifte eenvoudiger wordt. Voor de Partners die de facturatie module (willen) gebruiken zetten we graag de beschikbare functies op een rij:

  • Facturen worden automatisch aangemaakt op basis van de lopende abonnementen.
  • Er kunnen op elk gewenst moment handmatig facturen aangemaakt worden.
  • Tussentijds kunnen er factuurregels worden toegevoegd welke aan het begin van de maand gefactureerd worden.
  • Naar aanleiding van de ingestelde betalingstermijn worden klanten automatisch per mail herinnert (wanneer de factuur nog niet betaald is).
  • De eerste van de maand worden de facturen voor jouw klanten klaar gezet zodat je deze kan controleren voordat je ze verzend.
  • Debiteurenbeheer standaard: Met 1 druk op de knop aanmaningsbrieven uitprinten om deze via de post te kunnen verzenden.
  • Debiteurenbeheer uitgebreid: Bewaak nog beter de openstaande facturen. Deze module helpt je met de flow, bijvoorbeeld wanneer de klant gebeld moet worden of wanneer de factuur automatisch door gezet wordt naar het incassobureau (vraag naar de mogelijkheden).
  • Incassomogelijkheden via het CLIEOP3 en SEPA systeem (Per 1 februari 2014 komt het CLIEOP3 systeem te vervallen).
  • Online betalingsmogelijkheden voor jouw klanten via iDeal, PayPal, MisterCash, Sofort Banking etc.
  • Bankbetalingen verwerken met openstaande facturen.
  • Wanneer een factuur verzonden is, kan deze op elk gewenst moment nogmaals per mail worden verzonden.
  • Facturen kunnen automatisch doorgezet worden naar een boekhoud systeem. De volgende koppelingen worden ondersteund: Twinfield. Later zullen ook koppelingen met reeleezee en exact online gerealiseerd worden.
  • Volledig white label, je kan dus zelf de layout van de factuur bepalen.

Veel gestelde vragen rond facturatie

Wanneer wordt een factuur verzonden?
De factuur wordt verzonden aan jouw klant op het moment dat jij dit wil. Het systeem maakt in de eerste week van de maand de facturen aan voor jouw klanten. Deze worden verzameld en moeten eerst door jou gecontroleerd worden.

Hoe vaak worden er facturen aangemaakt?
De taak om automatisch facturen aan te maken, loopt altijd de eerste van de maand. Het systeem genereert dus maximaal 12 facturen per jaar. Wat er daadwerkelijk naar de klant wordt verzonden bepaal jij zelf. Dit is namelijk afhankelijk van de facturatie periode welke is ingesteld bij de abonnementen, maar ook de facturatie periode welke is ingesteld bij klant instellingen.

Voorbeeld:
Een klant heeft 2 abonnementen, 1 domeinnaam en 1 hosting pakket. De domeinnaam wordt 1 keer per jaar gefactureerd, en het hostingpakket wordt elke maand gefactureerd. Dit betekend dat deze klant elke maand een factuur krijgt met 1 maand kosten voor het hosting pakket. 1 keer per jaar staat ook het abonnement domein registratie op de factuur.

Stel je bij de klant instellingen in dat de klant 1 factuur per kwartaal ontvangt, dan ontvangt deze klant nog maar 4 facturen per jaar.

Kunnen mijn klanten via iDeal betalen?
Ja, dit is mogelijk. Het PowerPanel werkt op dit moment met de betaalopties welke door Sisow worden verzorgd. Sisow is een onafhankelijke payment provider. Hier kan je gratis klant worden door je in te schrijven. Jouw klanten kunnen via het controle paneel facturen opzoeken en betalen via deze betaal mogelijkheden. Via de betaalinstellingen kan je zelf bepalen wat je wel en niet wil aanbieden als betaal mogelijkheid. Ook wanneer je een factuur verzend naar de klant, zal er in de mail een snel link worden mee gestuurd naar de klant zonder dat de klant eerst moet inloggen. De klant kan dus direct een betaling doen!

Waarom zie ik niet alle facturen in het overzicht?
In de module facturatie zijn verschillende overzicht. In het overzicht “Facturen” staan alleen de facturen welke nog niet voldaan zijn. Wanneer je in het overzicht kijkt bij de klant facturen daar is het overzicht wel compleet. Met de filter / zoek functie kan je natuurlijk altijd de factuur vinden welke je wil bekijken (zoek op naam of factuurnummer). Hier komen wordt dan gezocht in de facturen onafhankelijk van de status.

Kan ik een factuur verwijderen?
Volgens de regels van de belastingdienst mag een factuur niet worden verwijderd wanneer deze aan de klant verzonden is. De factuur zal je moeten crediteren. Op het moment dat een factuur is aangemaakt en verzonden aan de klant, maar nog niet is doorgezet naar de software die je gebruikt om de boekhouding te doen, kan een factuur nog worden verwijderd. Meld de klant vervolgens dat de factuur is verwijderd om problemen met de belastingdienst te voorkomen.

Kan ik een factuur aanpassen?
Ook voor het aanpassen van een factuur gelden regels welke zijn opgelegd door de belastingdienst. Zolang de factuur nog in de status goedkeuren staat kan je aanpassingen doen aan de betreffende factuur. Zodra de factuur is verzonden is dit niet meer mogelijk. Wanneer er toch iets gecorrigeerd moet worden, maak dan altijd een creditnota aan met de correctie.

Kom je er niet uit?
Staat jouw vraag hier niet tussen? Geen probleem, we helpen je graag!
088 - 750 89 18 wachttijd gemiddeld 21 seconden
Wij gebruiken je gegevens alleen om contact met je op te nemen, zie ook onze privacyverklaring
web-monitoring-ok