Home / Helpdesk / Facturen goedkeuren

Facturen goedkeuren

Elke eerste (week) van de maand maakt het systeem automatisch facturen aan op basis van de lopende abonnementen. Deze facturen worden niet direct naar de klanten verzonden maar worden klaargezet ter controle. De Partner zal deze facturen moeten accorderen voordat deze worden verzonden naar de klant. Op deze manier voorkom je dat er fouten op de factuur staan of dat een klant ten onrechte een factuur ontvangt.

Let op, als Partner ben je altijd zelf verantwoordelijk wat je aan jouw klanten factureert. Door de controle grondig te doen voorkom je dat er foutief gefactureerd wordt aan jouw klant.

1. Log in op het controle paneel

Om deze stappen uit te voeren moet je eerst aangemeld zijn op het controle paneel.

2. Klik in het menu op Facturen

Je komt vervolgens op een pagina waar je een overzicht ziet van jouw facturen en omzet.

In het controle paneel vindt je een overzicht van alle facturen aan jouw klanten

In het controle paneel vindt je een overzicht van alle facturen aan jouw klanten

3. Klik op Facturen goedkeuren

Klik links in het menu op Facturen goedkeuren, vervolgens krijg je het volgende scherm te zien:

Je kan facturen eerst controleren alvorens deze naar klanten worden verstuurd

Je kan facturen eerst controleren alvorens deze naar klanten worden verstuurd

Een toelichting op hetgeen je hier ziet:

VeldOmschrijving
NrDit is het factuurnummer wat toegekend is aan de factuur.
SoortHier zie je of het een factuur is of een creditfactuur.
KlantHier staat de naam van de klant waarvoor deze factuur is aangemaakt.
StatusHier zie je de status van de factuur die nog goedgekeurd moet worden.
TotaalHier vindt je het totaalbedrag van de factuur.
SaldoHier zie je het saldo van de klant, als er meerdere facturen open staan kan dit bedrag hoger zijn.
DatumDit is de datum waarop deze factuur klaar is gezet ter controle.
LeverancierHier staat de leverancier, in veel gevallen ben je dit zelf maar je kan onder jouw Partner account ook andere Partners koppelen.

Deze facturen die je in dit overzicht ziet staan zijn dus niet verzonden aan de klant en zijn ook niet zichtbaar in het account van de klant. Pas nadat je de facturen hebt goedgekeurd, worden deze zichtbaar in het account van de klant.

4. Klik de factuur aan welke je wilt goedkeuren

Nu zie je op het scherm de factuur inhoud. Je kan de inhoud bekijken en controleren.

Je kan facturen eerst controleren alvorens deze naar klanten worden verstuurd

Je kan facturen eerst controleren alvorens deze naar klanten worden verstuurd

Er zijn zes verschillende knoppen onderaan de factuur:

1. Akkoord
Wanneer de factuur wat jou betreft akkoord is kan je onderaan op de groene knop op akkoord klikken. De factuur wordt dan verzonden naar de klant.

2. Factuur parkeren
Je kan een factuur parkeren wanneer je bijvoorbeeld nog wat wilt uitzoeken, maar wel verder wilt met het goedkeuren van andere facturen. Er verschijnt dan een informatief blok met de melding dat deze factuur geparkeerd is.

3. Aanpassen
Mocht er nog iets niet in orde zijn, dan kan je dit nu nog wijzigen. Als je de knop aanpassen gebruikt dan zet je de factuur in een bewerk modus. Je kan regels toevoegen en in sommige gevallen ook regels verwijderen. De regels welke geblokkeerd blijven kunnen niet worden aangepast of worden verwijderd omdat deze gekoppeld zijn aan abonnementen. Wanneer je in een geblokkeerde regel iets wilt wijzigen, zal je dit moeten doen in de abonnement instellingen.

4. Ververs
Je kan de knop ververs gebruiken wanneer je bijvoorbeeld een prijs aanpast van een abonnement. Dan zal je deze actie de nieuwe prijs ingeladen worden.

5. Herbereken
De knop herbereken zorgt voor een herberekening van de factuur, wanneer er bijvoorbeeld diensten bijgekomen zijn omdat je de factuur een aantal dagen hebt geprarkeerd.

6. Verwijderen
Zodra je op verwijderen klikt wordt deze factuur uit de lijst gehaald, de klant zal dan geen factuur ontvangen.

Let op, deze knop werkt tot 5 dagen nadat de factuur is klaargezet. Dit heeft te maken dat op dat moment de abonnementen in het systeem worden verlengt. Wanneer je na de verlengdatum de factuur zou verversen krijg je onjuiste data’s op de factuur. 

In sommige gevallen kan de layout er anders uitzien, dat is in het geval van een incassomachtiging of als er een creditnota aanwezig is.

Incasso machtiging
Wanneer de Partner de incasso module heeft geactiveerd binnen het account dan kunnen klanten machtigingen afgeven. Wanneer de klant dit heeft gedaan, dan zal er een extra regel zichtbaar worden met de tenaamstelling en het rekening nummer. Op deze manier wordt de factuur direct betaalbaar gesteld en aan een incasso batch toegevoegd.

Creditnota verrekenen
Wanneer er een creditnota voor deze klant is die nog niet verrekend is, dan wordt deze hier getoond. Je kan deze aanvinken om de credit nota direct te verrekenen met deze nieuwe factuur. Op deze manier vergeet je dus niet een bestaande creditnota te verrekenen.

Kom je er niet uit?
Staat jouw vraag hier niet tussen? Geen probleem, we helpen je graag!
088 - 750 89 18 wachttijd gemiddeld 21 seconden
Wij gebruiken je gegevens alleen om contact met je op te nemen, zie ook onze privacyverklaring
web-monitoring-ok